Adempimenti
AlloggiatiWeb
Le schedine degli ospiti partono per la Questura dai dati del check-in, e le ricevute tornano indietro conservate nell'archivio documenti.
Ogni notte va comunicato alla Questura chi dorme in struttura. Chi lo fa a mano apre il portale, ricopia i documenti uno per uno e spera di non aver sbagliato un codice: perché lo scarto si scopre il giorno dopo, se qualcuno va a controllare. Con più strutture ci sono anche più account, e sbagliare account è più facile di quanto sembri.
Lo stato delle schedine su una prenotazione dimostrativa, ospite per ospite.
Cosa fa
- Costruisce le schedine dal check-in online: capogruppo, ospite singolo o familiare, con il tracciato a lunghezza fissa che il portale si aspetta.
- Controlla prima dell'invio i campi obbligatori, e nell'invio automatico fa validare ogni schedina dalla Questura prima di trasmetterla davvero.
- Tiene un registro per singolo ospite: una schedina già trasmessa non parte due volte, e un nuovo tentativo manda solo quelle mancanti.
- Usa per ogni struttura le sue credenziali, con un controllo che impedisce di inviare con l'account di un'altra.
- Mostra sulla prenotazione lo stato di ogni ospite: inviata, scartata con il motivo, o non inviata.
- Scarica la ricevuta in PDF dal portale e la conserva nell'archivio documenti, per giorno e per account.
Come funziona
- 01
I dati sono già lì
La schedina nasce dal check-in dell'ospite e dalla prenotazione: nome, documento, cittadinanza, data di arrivo e numero di notti. Non c'è niente da ricopiare.
- 02
La sera dell'arrivo
Dove l'invio automatico è acceso, la sera parte il giro sugli arrivi del giorno: ogni schedina passa prima dalla validazione del portale, e solo quelle valide vengono trasmesse.
- 03
Cosa non è passato
Le schedine scartate restano segnate con il motivo dato dalla Questura, e un riepilogo arriva via email alla struttura. Si correggono e si rimandano dalla scheda della prenotazione.
- 04
La ricevuta
Il giorno dopo il modulo scarica la ricevuta del giorno precedente e la mette nella cartella documenti dell'account. Quando serve, la si assegna a una prenotazione con un clic.
Automatico
- Invio serale delle schedine degli arrivi del giorno, con validazione preventiva del portale
- Nuovo tentativo e avviso via email se qualcosa è rimasto indietro
- Scarico della ricevuta del giorno prima, conservata nell'archivio documenti
- Registro per ospite: niente doppioni, nemmeno rilanciando
Lo fai tu
- Accendi l'invio automatico quando ti senti pronto: di serie è spento
- Rimandi a mano le schedine corrette dopo uno scarto
- Assegni la ricevuta alla prenotazione, quando ti serve nel fascicolo
Si parla con
- AlloggiatiWeb (Polizia di Stato)
- Archivio documenti
Da sapere. L'invio automatico è un interruttore che resti tu ad accendere, struttura per struttura: finché è spento nessuna schedina parte da sola. L'assegnazione della ricevuta alla singola prenotazione è manuale, perché una ricevuta copre tutti gli ospiti di quella giornata.