Operatività
Check-in online
L'ospite compila i suoi dati dal telefono prima di arrivare, e quei dati diventano la schedina per la Questura, la rilevazione ISTAT e la fattura.
I documenti si raccolgono all'arrivo, di corsa, mentre l'ospite ha le valigie in mano. Poi gli stessi dati si ricopiano su AlloggiatiWeb, si contano per l'ISTAT e si cercano di nuovo quando serve fatturare. Ogni ricopiatura è un errore in più e mezz'ora persa.
La lista dei check-in di una struttura dimostrativa, filtrata sugli arrivi futuri.
Cosa fa
- Manda a ogni prenotazione un link personale, valido una volta sola, su un indirizzo dedicato alla struttura.
- Presenta un modulo in sei lingue — italiano, inglese, spagnolo, francese, polacco e cinese — con un passaggio per ogni ospite, fino a quattro.
- Chiede al capogruppo anagrafica, residenza, documento e dati di fatturazione; agli altri ospiti solo l'anagrafica, come vuole il tracciato della Questura.
- Controlla ogni campo mentre viene scritto e di nuovo sul server, con le tabelle ufficiali di comuni, stati e tipi di documento.
- Scrive i dati nel foglio della struttura, da cui li leggono la schedina alloggiati, la rilevazione ISTAT e la fattura.
- Nel gestionale mostra chi ha già compilato e chi no, con il link da copiare per chi va sollecitato a mano.
Come funziona
- 01
Il link
Ogni prenotazione riceve un indirizzo con un codice casuale, che vale una sola volta e scade una settimana dopo la partenza. Il codice non si indovina: non deriva dal numero della prenotazione.
- 02
L'ospite compila
Il modulo si apre sul telefono e mostra già camera, date e numero di ospiti. Il numero di ospiti arriva dalla prenotazione, non dal browser: nessuno può aggiungerne.
- 03
Il controllo
Comune di nascita, cittadinanza e tipo di documento vengono verificati contro le tabelle che usa AlloggiatiWeb. Un documento non ammesso per quella cittadinanza viene rifiutato subito, non la sera dell'invio.
- 04
I dati entrano in casa
Alla conferma i dati finiscono nel foglio della struttura e l'email dell'ospite viene riportata sulla prenotazione. Da lì in poi nessuno li ridigita più.
Automatico
- Un link per ogni prenotazione, generato dopo ogni allineamento con il channel manager
- Controllo dei codici di comuni, stati e documenti prima che i dati entrino
- Stato «completato» o «in attesa» visibile sulla prenotazione
- Invio del link via email o WhatsApp, quando quei canali sono accesi
Lo fai tu
- Copi il link e lo mandi tu, se preferisci non accendere gli invii automatici
- Correggi o cancelli un check-in sbagliato dalla scheda della prenotazione
- Controlli chi manca prima dell'arrivo, dalla lista dei check-in
Si parla con
- Archivio dati
Da sapere. Il modulo raccoglie i dati del documento digitati dall'ospite, non una foto o una scansione: non c'è caricamento di immagini. Gli ospiti raccolti sono fino a quattro per prenotazione.
Quello che vede l'ospite: il riepilogo della sua prenotazione e un passaggio per ogni persona.