Operatività

Archivio documenti

Ogni prenotazione ha la sua cartella documenti, con la lista di cosa serve e cosa manca.

I documenti di un soggiorno finiscono in cinque posti: la ricevuta nel gestionale, la fattura OTA nella posta, la ricevuta della Questura in una cartella, il PDF degli ospiti sul desktop di qualcuno. Quando il commercialista chiede l'anno intero, comincia la caccia.

Riquadro «Documentazione Obbligatoria» di una prenotazione: dettagli prenotazione, documenti ospiti, ricevuta alloggiati e fattura soggiorno segnati come presenti, fattura OTA segnata come mancante, con le azioni per ognuno.

La lista dei documenti di una prenotazione dimostrativa: quattro presenti, uno ancora da caricare.

Cosa fa

  • Crea per ogni prenotazione una cartella documenti, ordinata per anno, struttura e mese.
  • Genera due PDF dal gestionale: il riepilogo della prenotazione e la scheda degli ospiti.
  • Tiene per ogni soggiorno l'elenco dei documenti previsti, che cambia se la struttura fattura o emette ricevuta.
  • Accetta il caricamento dei documenti esterni, come la fattura del portale.
  • Segna cosa manca, e permette di ignorare o rimandare un documento senza far finta che ci sia.
  • Esporta in un unico archivio i documenti di un periodo, di una struttura o di una singola prenotazione.

Come funziona

  1. 01

    La cartella

    Nasce da sola alla prima generazione, dentro l'albero della struttura: anno, mese, prenotazione. Sempre nello stesso posto, per tutti.

  2. 02

    La lista

    Ogni prenotazione ha i suoi documenti attesi. La lista non è uguale per tutti: dipende dal soggetto fiscale della struttura.

  3. 03

    Quello che manca

    Il conteggio «4 su 5» compare anche nella lista delle prenotazioni, e le incomplete si filtrano in un colpo.

  4. 04

    L'esportazione

    Alla fine del trimestre si scarica tutto il periodo in un archivio ordinato per mese e per ospite: è quello che si passa al commercialista.

Automatico

  • Cartella documenti per ogni prenotazione, nell'albero della struttura
  • Conteggio dei documenti presenti e mancanti su ogni soggiorno
  • Archivio ordinato per l'esportazione di un periodo

Lo fai tu

  • Generi i PDF del soggiorno quando servono
  • Carichi i documenti che arrivano da fuori
  • Segni come ignorato o posticipato quello che non ci sarà

Si parla con

  • Archivio documenti

Da sapere. I documenti caricati devono essere PDF, fino a 3 MB. L'eliminazione manda il file nel cestino dell'archivio documenti, non lo distrugge: un documento tolto per sbaglio si recupera.

Archivio delle fatture attive di una struttura: numero progressivo, ospite, numero della fattura, date del soggiorno e le azioni per aprire o scaricare il documento.

Lo stesso archivio visto per struttura e per anno, diviso fra documenti emessi e ricevuti.

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