Operatività
Messaggi automatici
Email e WhatsApp che partono da soli: il link al check-in prima dell'arrivo, le istruzioni d'ingresso, la richiesta di recensione.
I messaggi agli ospiti sono sempre gli stessi e vanno mandati sempre al momento giusto: il link per il check-in qualche giorno prima, le istruzioni per entrare il giorno dell'arrivo, la richiesta di recensione dopo. Farlo a mano significa ricordarsene per ogni prenotazione, ogni giorno.
Lo storico dei messaggi su una prenotazione dimostrativa: cosa è partito, quando, e cosa no.
Cosa fa
- Manda l'email pre-arrivo con il link al check-in, nei giorni scelti prima dell'arrivo, in italiano o in inglese.
- Manda il promemoria WhatsApp con lo stesso link, e un sollecito la sera a chi non ha ancora compilato.
- Manda le istruzioni d'ingresso il giorno dell'arrivo, con i testi della struttura e il codice della porta dove previsto.
- Chiede la recensione dopo la partenza, solo a chi ha scritto e ha lasciato una conversazione positiva.
- Risponde da solo alle domande degli ospiti su WhatsApp, usando le informazioni della struttura.
- Registra ogni messaggio: cosa è partito, quando, e cosa è stato saltato e perché.
Come funziona
- 01
Le regole
Si decide quanti giorni prima mandare il link e quali canali usare. Ogni canale è un interruttore separato, e di serie sono tutti spenti.
- 02
Gli invii
Ogni giorno il gestionale guarda chi arriva e chi è partito, e manda solo i messaggi previsti per quel giorno. Chi ha già compilato non riceve il promemoria.
- 03
Le istruzioni
Il giorno dell'arrivo l'ospite riceve un messaggio con un bottone: premendolo gli arrivano i testi della struttura e il video, nella sua lingua.
- 04
Le risposte
Se l'ospite scrive, il bot risponde usando le informazioni della struttura. Quando non sa, non inventa: avvisa la struttura che c'è una domanda senza risposta.
Automatico
- Email pre-arrivo con il link al check-in
- Promemoria e sollecito WhatsApp, con il link
- Istruzioni d'ingresso il giorno dell'arrivo
- Richiesta di recensione dopo la partenza, filtrata sul tono della conversazione
- Registro di ogni messaggio mandato o saltato
Lo fai tu
- Decidi quali canali accendere e con quanti giorni di anticipo
- Scrivi una volta i testi della struttura: istruzioni, indicazioni, risposte alle domande frequenti
- Controlli sulla prenotazione cosa è partito e cosa no
Si parla con
- WhatsApp Business
- Claude (Anthropic)
Da sapere. La configurazione la fa il team di Viminis: collegamento della casella, template WhatsApp approvati e testi della struttura. Tutti gli invii nascono spenti e restano spenti finché non si decide di accenderli, uno per uno.